Επαγγελματική Αποθήκη: 7 Σημεία που Πρέπει να Ελέγξει μια Επιχείρηση

Μια επιχείρηση μπορεί να διαθέτει άριστα οργανωμένο λογιστήριο, αξιόπιστους προμηθευτές και σύγχρονο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων. Αν όμως τα εμπορεύματά της φυλάσσονται σε ακατάλληλο χώρο, ένα σημαντικό μέρος αυτής της οργάνωσης χάνει την αξία του.

Η επαγγελματική αποθήκη δεν είναι απλώς ένα μέρος όπου τοποθετούνται προϊόντα και εξοπλισμός. Επηρεάζει την καθημερινή λειτουργία, την ασφάλεια των εργαζομένων, την κατάσταση των εμπορευμάτων και την ταχύτητα εξυπηρέτησης των πελατών.

Για μια επιχείρηση που αναπτύσσεται, η ανάγκη για περισσότερο χώρο εμφανίζεται συνήθως σταδιακά. Οι παραλαβές αυξάνονται, τα ράφια γεμίζουν και κάποια στιγμή το υπάρχον γραφείο ή κατάστημα αρχίζει να χρησιμοποιείται περισσότερο ως αποθήκη παρά για τον αρχικό του σκοπό.

Η επιλογή ενός νέου χώρου χρειάζεται επομένως να γίνει με συγκεκριμένα κριτήρια, όχι μόνο με βάση τα τετραγωνικά και το μηνιαίο μίσθωμα.

1. Καταλληλότητα του χώρου για την πραγματική χρήση

Πριν εξεταστεί οποιοδήποτε ακίνητο, πρέπει να προσδιοριστεί τι ακριβώς πρόκειται να αποθηκευτεί.

Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με συσκευασμένα είδη ένδυσης έχει διαφορετικές ανάγκες από μια τεχνική εταιρεία που φυλάσσει εργαλεία και ανταλλακτικά.

Αντίστοιχα, η αποθήκευση αρχείων και εγγράφων διαφέρει από τη φύλαξη μεγάλων ποσοτήτων εμπορευμάτων που διακινούνται καθημερινά.

Δεν αρκεί λοιπόν ο χώρος να χαρακτηρίζεται γενικά ως «αποθήκη».

Χρειάζεται να εξεταστούν η επιτρεπόμενη χρήση του ακινήτου, οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης δραστηριότητας και τυχόν τεχνικοί ή κανονιστικοί περιορισμοί.

Ιδιαίτερα σε περιπτώσεις τροφίμων, χημικών, επικίνδυνων υλικών ή προϊόντων με ειδικές απαιτήσεις διατήρησης, μια συνηθισμένη επαγγελματική αποθήκη ενδέχεται να μην είναι κατάλληλη.

Η επιβεβαίωση της νόμιμης και τεχνικά ενδεδειγμένης χρήσης πρέπει να προηγείται της υπογραφής του μισθωτηρίου.

2. Συνθήκες φύλαξης και προστασία προϊόντων

Η ποιότητα ενός αποθηκευτικού χώρου δεν αξιολογείται μόνο από την εξωτερική του εμφάνιση.

Η υγρασία, ο ανεπαρκής αερισμός, οι διαρροές νερού και οι μεγάλες μεταβολές θερμοκρασίας μπορεί να επηρεάσουν την κατάσταση των αποθηκευμένων αντικειμένων.

Για παράδειγμα, υφασμάτινα προϊόντα, χαρτί, ηλεκτρονικός εξοπλισμός και ορισμένα υλικά συσκευασίας έχουν διαφορετικές απαιτήσεις προστασίας.

Πριν από τη μίσθωση, η επιχείρηση χρειάζεται να ελέγξει τις πραγματικές συνθήκες του ακινήτου και να τις συγκρίνει με τις προδιαγραφές των προϊόντων της.

Σε αυτό το σημείο υπάρχει και σύνδεση με τη διαχείριση ποιότητας.

Το ISO 9001 εξετάζει, μεταξύ άλλων, την ανάγκη διατήρησης των προϊόντων σε κατάλληλη κατάσταση κατά τη διάρκεια των επιχειρησιακών διαδικασιών. Η ορθή αναγνώριση, διαχείριση, συσκευασία, αποθήκευση και προστασία μπορούν να αποτελούν μέρος αυτής της προσέγγισης, ανάλογα με τη δραστηριότητα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση οφείλει να διαθέτει κλιματιζόμενη αποθήκη ή ότι ένας συγκεκριμένος χώρος είναι αυτομάτως συμβατός με τις απαιτήσεις κάθε συστήματος ποιότητας.

Σημαίνει ότι οι συνθήκες φύλαξης πρέπει να ανταποκρίνονται στα προϊόντα και στους κινδύνους που έχουν πραγματικά αναγνωριστεί.

3. Πρόσβαση, φορτοεκφόρτωση και καθημερινή λειτουργικότητα

Μια αποθήκη μπορεί να διαθέτει αρκετό εμβαδόν, αλλά να δυσκολεύει σημαντικά την καθημερινή εργασία.

Αυτό συμβαίνει όταν οι είσοδοι είναι στενές, οι δυνατότητες φορτοεκφόρτωσης περιορισμένες ή η πρόσβαση απαιτεί συνεχείς μετακινήσεις μέσα από δυσλειτουργικούς χώρους.

Η επιχείρηση πρέπει να εξετάζει πώς θα παραλαμβάνει και πώς θα αποστέλλει τα προϊόντα της.

Αν χρησιμοποιούνται επαγγελματικά οχήματα, χρειάζεται να ελεγχθεί η δυνατότητα προσέγγισης και η ασφαλής διαχείριση των φορτίων.

Αν πρόκειται να μετακινούνται βαριά αντικείμενα, αποκτούν σημασία το δάπεδο, τα επιτρεπόμενα φορτία, η διαρρύθμιση και ο κατάλληλος εξοπλισμός διακίνησης.

Δεν πρέπει επίσης να παραβλέπονται οι διάδρομοι κυκλοφορίας και οι έξοδοι ασφαλείας.

Μια αποθήκη που λειτουργεί σωστά επιτρέπει στους εργαζομένους να εντοπίζουν, να παραλαμβάνουν και να διακινούν τα προϊόντα χωρίς περιττές ή επικίνδυνες κινήσεις.

4. Ασφάλεια εγκαταστάσεων και προστασία αποθεμάτων

Η ασφάλεια μιας αποθήκης χρειάζεται να εξετάζεται σε περισσότερα από ένα επίπεδα.

Το πρώτο αφορά την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Εδώ έχουν σημασία οι πόρτες, οι κλειδαριές, ο φωτισμός και τα πραγματικά μέτρα ελέγχου πρόσβασης που διαθέτει η εγκατάσταση.

Το δεύτερο αφορά την ασφάλεια των εργαζομένων και των επισκεπτών.

Η κατάσταση των ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, οι προβλεπόμενες διέξοδοι, οι απαιτήσεις πυροπροστασίας και η ασφαλής χρήση ραφιών ή άλλου εξοπλισμού δεν μπορούν να αντιμετωπίζονται ως δευτερεύοντα ζητήματα.

Το τρίτο επίπεδο αφορά την προστασία των ίδιων των προϊόντων.

Μια επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποιος έχει πρόσβαση στα εμπορεύματα, πώς καταγράφονται οι μετακινήσεις τους και ποια διαδικασία ακολουθείται όταν εντοπίζεται απώλεια ή φθορά.

Χρήσιμο είναι να εξετάζονται και οι ασφαλιστικοί όροι, ώστε να είναι σαφές τι καλύπτεται και ποιος φέρει την ευθύνη σε κάθε περίπτωση.

5. Οργάνωση αποθεμάτων και δυνατότητα ιχνηλασιμότητας

Ακόμη και ο καλύτερος αποθηκευτικός χώρος δεν λειτουργεί αποτελεσματικά χωρίς οργάνωση.

Όταν τα προϊόντα τοποθετούνται χωρίς συγκεκριμένο σύστημα, αυξάνεται η πιθανότητα καθυστερήσεων, λανθασμένων παραλαβών και δυσκολίας στην απογραφή.

Δεν απαιτείται απαραίτητα ένα σύνθετο πληροφοριακό σύστημα για να βελτιωθεί η κατάσταση.

Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με σαφή σήμανση των θέσεων, καταγραφή παραλαβών και αποστολών, και συγκεκριμένη διαδικασία ελέγχου αποθεμάτων.

Για επιχειρήσεις με μεγαλύτερο όγκο εμπορευμάτων, η χρήση ERP ή συστήματος διαχείρισης αποθήκης μπορεί να προσφέρει καλύτερη εικόνα των κινήσεων.

Σημαντική είναι και η δυνατότητα ιχνηλασιμότητας, όπου απαιτείται από τα προϊόντα, τις συμβάσεις ή τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες ποιότητας.

Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να γνωρίζει τι παρέλαβε, πού βρίσκεται και τι έχει ήδη διακινηθεί.

Αν διατηρούνται διαφορετικές παρτίδες ή προϊόντα με περιορισμένη διάρκεια ζωής, ενδέχεται να χρειάζονται ειδικοί κανόνες αναγνώρισης και σειράς διάθεσης.

Η σωστή αποθήκευση δεν αφορά λοιπόν μόνο τη χωρητικότητα. Αφορά και τον έλεγχο των πληροφοριών που συνοδεύουν το φυσικό απόθεμα.

6. Πραγματικό κόστος πέρα από το μηνιαίο ενοίκιο

Δύο αποθήκες με παρόμοιο εμβαδόν δεν έχουν απαραίτητα το ίδιο λειτουργικό κόστος.

Η πρώτη μπορεί να προσφέρει χαμηλότερο μίσθωμα, αλλά να βρίσκεται αρκετά μακριά από την επιχείρηση.

Η δεύτερη μπορεί να είναι ακριβότερη, αλλά να επιτρέπει ταχύτερες παραλαβές, ευκολότερη πρόσβαση και λιγότερες μετακινήσεις προσωπικού.

Για μια σωστή σύγκριση χρειάζεται να συνεκτιμώνται τα έξοδα μεταφοράς, οι πιθανές χρεώσεις υπηρεσιών, τα λειτουργικά έξοδα, οι ασφαλιστικές υποχρεώσεις και ο χρόνος που απαιτείται για την καθημερινή διαχείριση.

Εξίσου σημαντική είναι η διάρκεια της μίσθωσης.

Μια εταιρεία με εποχικά αποθέματα μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες από μια επιχείρηση που χρειάζεται σταθερό χώρο σε όλη τη διάρκεια του έτους.

Πριν από οποιαδήποτε συμφωνία, πρέπει να είναι κατανοητοί οι όροι ανανέωσης, οι πιθανές πρόσθετες χρεώσεις και οι ευθύνες που αναλαμβάνει κάθε συμβαλλόμενο μέρος.

Ο στόχος δεν είναι απλώς η επιλογή της φθηνότερης αποθήκης, αλλά η εύρεση λύσης με προβλέψιμο κόστος και πραγματική λειτουργική αξία.

7. Ευελιξία και δυνατότητα μελλοντικής ανάπτυξης

Μια επιχείρηση δεν έχει απαραίτητα τις ίδιες ανάγκες σήμερα και σε δύο χρόνια.

Η αύξηση των παραγγελιών, η προσθήκη νέων προϊόντων ή μια αλλαγή στο μοντέλο διανομής μπορεί να δημιουργήσει ανάγκη για περισσότερη αποθηκευτική χωρητικότητα.

Πριν επιλεγεί ένας χώρος, αξίζει να εξεταστεί αν μπορεί να υποστηρίξει μια λογική αύξηση του αποθέματος χωρίς να καταλήξει γρήγορα υπερφορτωμένος.

Παράλληλα, δεν είναι απαραίτητα οικονομικά σωστό να μισθωθεί πολύ μεγαλύτερη εγκατάσταση μόνο για ένα πιθανό μελλοντικό σενάριο.

Η απόφαση πρέπει να βασίζεται σε ρεαλιστικές εκτιμήσεις πωλήσεων, συχνότητας παραλαβών και απαιτούμενης χωρητικότητας.

Μια ευέλικτη λύση μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο άσκοπων πάγιων εξόδων, ιδιαίτερα για μικρές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις.

Πότε συμφέρει η μίσθωση εξωτερικού αποθηκευτικού χώρου;

Η ανάγκη για εξωτερική αποθήκη εμφανίζεται συχνά όταν το υπάρχον επαγγελματικό ακίνητο δεν επαρκεί πλέον για τις καθημερινές λειτουργίες.

Ένα e-shop μπορεί να χρησιμοποιεί πολύτιμο χώρο γραφείου για την τοποθέτηση εμπορευμάτων. Ένα κατάστημα μπορεί να έχει γεμίσει τους βοηθητικούς του χώρους με εποχικό stock, ενώ μια τεχνική επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται ξεχωριστό σημείο για εργαλεία και υλικά.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η εξωτερική αποθήκευση αξίζει να εξεταστεί ως μέρος της συνολικής λειτουργικής οργάνωσης.

Για επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Αττική, η ενοικίαση επαγγελματικής αποθήκης στην Αθήνα μπορεί να αποτελεί μία επιλογή για την κάλυψη πρόσθετων αναγκών χώρου, υπό την προϋπόθεση ότι η εγκατάσταση είναι κατάλληλη για τα συγκεκριμένα αντικείμενα και την προβλεπόμενη δραστηριότητα.

Η τελική απόφαση χρειάζεται να λαμβάνει υπόψη τη συχνότητα πρόσβασης, τη μεταφορά προϊόντων, τις συνθήκες φύλαξης και το συνολικό κόστος.

Ιδιαίτερα όταν εφαρμόζεται κάποιο σύστημα διαχείρισης ποιότητας, η χρήση εξωτερικού χώρου δεν καταργεί την ανάγκη ελέγχου των σχετικών διαδικασιών.

Η επιχείρηση εξακολουθεί να πρέπει να γνωρίζει πώς προστατεύονται τα προϊόντα της και ποιος είναι υπεύθυνος για τις αντίστοιχες ενέργειες.

Πώς συνδέεται η επιλογή αποθήκης με τη διαχείριση ποιότητας;

Ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας δεν περιορίζεται στη συμπλήρωση εγγράφων ή στην προετοιμασία μιας επιθεώρησης.

Η ουσία του βρίσκεται στον προσδιορισμό απαιτήσεων, στην οργάνωση διαδικασιών και στον έλεγχο των παραγόντων που μπορούν να επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα.

Για επιχειρήσεις που αποθηκεύουν και διακινούν προϊόντα, οι συνθήκες αποθήκευσης μπορεί να αποτελούν σημαντικό μέρος αυτής της προσπάθειας.

Η επιλογή κατάλληλου χώρου, η καταγραφή των αποθεμάτων, η προστασία από φθορές και η σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων συμβάλλουν σε μια πιο ελεγχόμενη λειτουργία.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε αποθήκη πρέπει να διαθέτει ανεξάρτητη πιστοποίηση ISO ούτε ότι ένας μισθωμένος χώρος αποκτά αυτόματα τέτοιο χαρακτηρισμό.

Η εφαρμογή ενός προτύπου και η ενδεχόμενη πιστοποίηση αξιολογούνται σε σχέση με το συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής και τις πραγματικές διαδικασίες της επιχείρησης.

Η σωστή αποθήκη αποτελεί επιχειρησιακή απόφαση

Η επιλογή επαγγελματικής αποθήκης δεν πρέπει να γίνεται βιαστικά, επειδή απλώς εξαντλήθηκε ο διαθέσιμος χώρος.

Πριν από τη μίσθωση χρειάζεται να εξεταστούν η επιτρεπόμενη χρήση, οι πραγματικές συνθήκες, η ασφάλεια, η δυνατότητα πρόσβασης, η οργάνωση αποθεμάτων και οι οικονομικές απαιτήσεις.

Μια κατάλληλη εγκατάσταση μπορεί να συμβάλει στην καλύτερη διαχείριση των εμπορευμάτων και στην πιο αποτελεσματική αξιοποίηση των υπόλοιπων επαγγελματικών χώρων.

Αντίθετα, ένας χώρος που επιλέγεται αποκλειστικά με βάση το χαμηλό μίσθωμα μπορεί να αποδειχθεί ακατάλληλος για τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Η πιο ουσιαστική ερώτηση, επομένως, δεν είναι μόνο «πόσα τετραγωνικά χρειαζόμαστε;», αλλά «ποιος χώρος μπορεί να υποστηρίξει σωστά τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρησή μας;».